Chapter 3: Comment utiliser l’outil d’évaluation WESLAT

L’outil WESLAT (outil d’évaluation de l’apprentissage des compétences essentielles en milieu de travail) a été conçu pour être convivial. Les instructions qui suivent offrent à l’évaluateur un guide étape par étape d’application du processus. Si vous avez des problèmes de compréhension au cours du processus, n’hésitez pas à communiquer avec le Centre for Education and Work (CEW) en composant le 204-885-2957. L’équipe de soutien technique du CEW peut répondre à vos questions.

 

Nous apprécions votre rétroaction. Si vous avez des suggestions sur l’amélioration de l’outil d’apprentissage ou de l’outil WESLAT, nous vous prions de nous les transmettre.

 

Le CEW établit des liens entre les adultes et l’apprentissage en milieu de travail. Le site Web du CEW (www.cewca.org) propose une bibliothèque de ressources, de matériel et d’outils qui visent à enrichir l’apprentissage en milieu de travail. Nous vous prions de consulter le site Web et de nous indiquer si vous avez besoin de plus d’information sur nos produits et services. Le CEW concevra des programmes sur mesure pour répondre aux besoins des milieux de travail.

 

Les organismes intéressés à participer à une évaluation en utilisant l’outil WESLAT voudront obtenir des renseignements particuliers sur l’outil d’évaluation de l’apprentissage. Il est souvent plus efficace de répondre aux demandes de renseignements en personne ou au téléphone. L’établissement d’un rapport avec l’employeur est une première étape essentielle du processus d’évaluation.

Les organismes qui sont intéressés à devenir des organismes apprenants ou qui sont en voie de le devenir seront les plus réceptifs à l’outil WESLAT. Les organismes non intéressés tendront à être moins ouverts à la modification de leurs procédures et processus existants.

Il faut indiquer à un employeur que l’outil WESLAT peut évaluer l’apprentissage en milieu de travail. L’évaluation permet de cerner les forces de l’organisme et les insuffisances de la formation des employés. À la fin de l’évaluation, l’organisme sera mieux en mesure de déterminer comment il peut utiliser l’information offerte.

Il faut donner aux employeurs un accès à l’outil WESLAT avant de procéder à l’évaluation. Cela leur permettra de lire les études de cas et d’essayer eux-mêmes le processus d’évaluation. Une certaine familiarité avec l’outil leur donnera une meilleure compréhension de son contenu et du temps nécessaire pour l’utiliser. Les employeurs seront mieux en mesure de décider si l’utilisation de l’outil peut répondre aux besoins du milieu de travail et de choisir les employés qui seraient les meilleurs sujets pour le processus d’évaluation.

• Processus de sélection

• Préparation de l’évaluateur

• Ouverture de session en ligne par l’évaluateur

• Gestion des évaluations

• Journée de l’évaluation

• Ouverture de session en ligne par les employés.

1. Il faut choisir un évaluateur qui procédera à l’évaluation WESLAT avec les employés. L’évaluateur doit adopter une position neutre qui n’aura aucune influence sur les réponses des participants. Par exemple, un employé peut ne pas répondre avec honnêteté si un superviseur surveille l’évaluation. Pour une évaluation interne, un directeur des ressources humaines peut convenir mieux si son rôle comprend l’offre d’un soutien aux employés. L’évaluateur peut être interne ou externe à l’organisme.

2. L’évaluateur doit recruter entre 15 et 20 employés pour utiliser l’outil WESLAT. Les employés sélectionnés pour l’évaluation doivent

• correspondre à un échantillon représentatif des services, des catégories d’emploi et des postes retrouvés dans l’organisme;

• être à l’aise avec les rôles et les responsabilités de leurs postes individuels. Les nouveaux employés ne seront pas à l’aise pour évaluer l’apprentissage au cours de leurs six premiers mois d’emploi;

• représenter non seulement les chefs de file de l’organisme, mais aussi les employés qu’on entend rarement. En choisissant des employés qu’on n’entend pas souvent, l’organisme révélera les pratiques d’apprentissage véritable;

• être à l’aise pour lire des textes en anglais. Dans le cas contraire, l’évaluateur devra lire chacun des facteurs à l’employé. L’évaluateur doit connaître d’avance le niveau de littératie des employés afin de ne pas les préparer à échouer l’évaluation.

L’évaluateur doit envoyer une lettre aux employés pour confirmer leur participation (voir l’exemple de lettre ci-joint).

3. L’évaluateur poursuit ses préparatifs.

• L’évaluateur fixe une date et réserve une heure par employé à évaluer. Il faut réserver une salle tranquille sur le lieu de travail qui compte un ordinateur ou deux et qui est éloignée de l’aire de travail. Il doit confirmer l’horaire d’évaluation de chaque employé avant son entrevue.

• L’évaluateur doit demander aux employés participants de signer un formulaire de consentement (voir le formulaire ci-joint). L’organisme peut avoir élaboré son propre formulaire de consentement qu’on préfère utiliser. L’évaluateur doit joindre un tel formulaire à son évaluation.

• L’évaluateur peut interviewer un seul employé à la fois pour assurer la confidentialité de ses renseignements, l’obtention de réponses exactes et une aisance pour poser des questions. Les employés évalués individuellement ont tendance à détailler leurs réponses et à donner des exemples particuliers de leur observation de l’apprentissage dans le milieu de travail. L’évaluateur doit enregistrer les preuves empiriques pour enrichir les données indiquées dans le rapport d’évaluation final.

• L’évaluateur doit confirmer le rendez-vous de chaque employé à évaluer avant l’entrevue le jour de l’évaluation. Une évaluation en groupe permet d’étudier un échantillon plus important dans des délais plus courts. Si l’évaluation est effectuée en groupe, pour assurer la confidentialité des renseignements, il faut donner à chaque participant un crayon et du papier afin qu’il indique ses commentaires et ses exemples d’apprentissage.

• L’évaluateur doit envoyer une lettre aux participants dans laquelle il précise les attentes de l’évaluation, sans toutefois leur fournir une copie de l’outil d’évaluation. Si les participants ont une copie de l’outil d’évaluation avant l’entrevue, ils peuvent discuter des réponses possibles avec les autres avant l’entrevue et fausser les résultats.

• L’évaluateur doit se préparer à procéder à l’évaluation en utilisant lui-même l’outil d’évaluation. Cela lui permettra de se familiariser avec le langage utilisé pour chacun des facteurs d’évaluation.

Nous demandons votre aide pour évaluer l’apprentissage qui a lieu dans votre milieu de travail. L’évaluation est effectuée individuellement et en ligne. Elle devrait exiger entre 20 et 40 minutes par personne. Toutes les réponses demeureront confidentielles. On fera la moyenne des données des évaluations complétées qui seront compilées dans un rapport sommaire destiné à l’examen des gestionnaires. L’évaluation nous permettra de cerner les forces et les faiblesses de l’apprentissage dans votre organisme.

Veuillez prendre note que vos réponses devraient indiquer votre point de vue personnel sur l’apprentissage dans votre organisme, et non le point de vue des autres. Après l’évaluation, vous pourrez avoir accès au rapport final que nous produirons.

Nous vous remercions d’avance de votre participation. N’hésitez pas à nous téléphoner ou à nous transmettre un courriel si vous avez d’autres questions.

 

Une fois que l’évaluateur est inscrit, le nom de l’entreprise et un message d’accueil sont affichés sur la page de l’évaluateur, ainsi que cinq catégories parmi lesquelles il doit choisir. Un exemple de page d’évaluateur suit plus loin. Voici une explication des cinq catégories.

Avant de commencer — Cette catégorie fournit des instructions étape par étape pour préparer les évaluations.

Gérer les connexions des employés — Cette catégorie permet à l’évaluateur de pré-enregistrer les employés. Il faut entrer l’adresse électronique de l’employé, son prénom et son nom, son poste, son groupe (facultatif) et le genre d’évaluation. L’évaluateur peut utiliser l’évaluation complète ou l’évaluation simplifiée. À la fin des évaluations, l’évaluateur a l’option d’éditer les données ou de les enlever de son compte.

Sommaire de l’employé — Cette catégorie indique le nom de l’employé, son poste, l’état de l’évaluation (pourcentage complété), la date et l’action. Elle donne à l’évaluateur un accès aux données de l’employé lorsqu’il clique sur le sommaire de l’employé. L’évaluateur peut également supprimer les données du compte.

Sommaire moyen de tous les employés — Cette catégorie fournit à l’évaluateur la note moyenne des évaluations effectuées. L’évaluateur a la possibilité de regrouper des employés en cliquant sur les cases des noms des employés à comparer. Cela est particulièrement utile si l’évaluateur veut comparer les résultats de divers services de l’entreprise ou les réponses des travailleurs de premier échelon avec ceux des cadres intermédiaires et des cadres supérieurs de l’entreprise. On trouvera plus loin une explication de l’analyse des résultats des évaluations.

Tableaux de comparaison des employés — Cette catégorie permet à l’évaluateur d’indiquer les résultats des employés sur un graphique linéaire simple pour chacune des matrices. Il faut cliquer sur les cases des employés à comparer.

 

cew — Bienvenue

 

Nombre d’employés évalués　: 18

Avant de commencer

La page d’aide est en construction.

Gérer les connexions des employés

Inviter les employés à participer à l’évaluation WESLAT.

Sommaire de l’employé

Visualiser les résultats des employés.

Sommaire moyen de tous les employés

Sélectionner un employé ou plus et visualiser une note d’évaluation moyenne.

Tableaux de comparaison des employés

Sélectionner des employés et visualiser une comparaison des résultats.

"Gérer le Logins" vous permettra d'effectuer une pré-enregistrer des employés pour l'évaluation.

Fermer la session

Avant d’administrer les évaluations, l’évaluateur doit se familiariser avec l’outil d’évaluation. Il peut essayer d’administrer l’évaluation à des membres de sa famille ou à des amis afin de résoudre d’avance tous les problèmes qui peuvent survenir.

 

L’évaluateur doit se souvenir d’ouvrir une session en utilisant une nouvelle adresse électronique pour effectuer l’évaluation à titre d’employé. Il n’est pas possible de procéder à l’évaluation à titre d’évaluateur. Il peut inventer une adresse électronique d’employé. Rappelez-vous qu’il suffit de téléphoner au CEW en cas de problème.

L’évaluateur devrait agir comme suit　:

• Il installe le participant devant l’ordinateur, l’aide à ouvrir une session de travail avec l’outil WESLAT et lui donne une adresse électronique et un mot de passe afin qu’il puisse avoir accès à son compte.

• Il présente au participant un aperçu général du processus d’évaluation et les motifs de sa participation. Il lui demande de signer le formulaire de consentement et lui rappelle que ses renseignements demeureront confidentiels.

• Il passe en revue les renseignements contenus dans l’introduction à l’outil WESLAT, explique les six matrices et les facteurs qui détaillent chacune d’elles et demande au participant de choisir le niveau de chaque facteur qui décrit le mieux son point de vue sur l’organisme. Sa réponse constitue son interprétation de l’organisme et non une interprétation de ce que l’organisme cherche à atteindre.

• Le participant choisit la réponse qui s’applique le plus souvent à son emploi. Si un facteur n’est pas pertinent, le participant peut sauter une réponse. Pour modifier une réponse, il suffit d’en choisir une autre.

• L’évaluateur rappelle aux participants que toutes leurs réponses demeureront confidentielles. Il calculera la moyenne des réponses et présentera les résultats moyens à l’organisme sous la forme d’un rapport qui ne mentionnera ni les noms ni les réponses individuelles des employés.

• Si une réponse se situe entre deux niveaux pour un facteur, l’évaluateur doit demander à l’employé de choisir la réponse qui s’applique le plus souvent à son travail.

• Il encourage les employés à poser des questions et à détailler leurs réponses. Les participants peuvent indiquer des exemples d’apprentissage en rédigeant une note à l’intention de l’évaluateur ou en en discutant avec ce dernier. L’évaluateur ajoutera des notes et des commentaires additionnels à son rapport.

• L’évaluation exigera entre 15 et 50　minutes de travail.

• Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses.

• On conseille à l’évaluateur de ne pas communiquer des données collectées aux gestionnaires de l’entreprise avant l’analyse de ces dernières, car il pourrait divulguer des renseignements confidentiels.

Lorsqu’un employé a ouvert une session pour accéder au système, il est prêt à effectuer l’évaluation. Seul l’évaluateur aura accès à ses réponses.

L’employé visualise la même page d’ouverture de session que l’évaluateur. Il indique son adresse électronique, son nom et son mot de passe. Après avoir entré ces renseignements, son nom et le mot «　Bienvenue　» apparaissent à l’écran. L’employé peut ensuite cliquer sur la case de début de l’évaluation.

L’évaluateur est prêt à répondre aux questions de l’employé, telles qu’une demande d’explication d’un mot inconnu. L’évaluateur peut également demander à l’employé des exemples liés à la manifestation d’un facteur particulier dans le milieu de travail.

Si possible, l’évaluateur doit demander à l’employé de fournir des exemples particuliers par écrit (p.　ex., une note placée près de l’ordinateur) ou oralement. Ces exemples enrichiront le rapport final et donneront à l’employé des preuves de l’apprentissage.

 

(Envoyer une lettre de remerciements aux participants et à d'autres personnes qui coordonnent la logistique de l'évaluation. Fourniser  une date où le rapport des résultats sera complète.)

Parachever les évaluations

Après avoir administré les évaluations, l’évaluateur a la possibilité de manipuler les données recueillies.

Il peut examiner le sommaire de l’employé pour voir les réponses. Si l’employé n’a pas répondu à une question, le sommaire donne le pourcentage des questions accompagnées d’une réponse. Il est possible que la question ne s’applique pas à l’employé ou que ce dernier ait sauté une question par accident.

Le sommaire moyen des employés calcule la moyenne des notes des employés que l’évaluateur a regroupés. L’évaluateur devrait examiner diverses combinaisons. Il peut regrouper les employés qui occupent le même emploi ou des employés qui affichent divers niveaux d’ancienneté. Les résultats présenteront l’apprentissage qui existe dans le milieu de travail selon divers points de vue. Est-ce que les résultats sont uniformes ou est-ce que les réponses varient selon la place des employés dans l’organisme?

Les tableaux de comparaison des employés proposent à l’évaluateur une comparaison des réponses à l’aide d’un graphique linéaire simple.

Le moment est venu de passer à une nouvelle étape de l’utilisation de l’outil WESLAT, soit l’analyse des données. Le chapitre qui suit présente en détail le processus d’analyse. Les données offriront à l’évaluateur une image de l’apprentissage en milieu de travail et la recherche commencera réellement à prendre forme.